W końcu znalazłem chwilę na książkę, która od kilku dobrych miesięcy zalega na mojej półce. Chodzi o książkę Johna Millera pt.: Kaizen. O filozofii Kaizen słyszałem już tak wiele dobrych rzeczy, że dobrze się stało, iż w końcu znalazłem czas na lekturę.
Nie wszystko jednak było i jest dla mnie jasne. Co chwilę bowiem potykam się o pewne słowo – lean. Zacząłem poszukiwać na stronach książki co to dokładnie znaczy, ale niestety nie znalazłem odpowiedzi.
W pewnym momencie przypomniałem sobie jednak, że kiedyś, kiedyś, w jakiejś rozmowie, co jakiś czas ten “lin” się przewijał. To była rozmowa sprzed kilku miesięcy z mec. Łukaszem Flak, prowadzącym kancelarię w Katowicach (www.DerekFlak.pl) i specjalizującym się w poprawie funkcjonowania przedsiębiorstw, czego realny dowód można znaleźć w jego świetnym blogu pt.: Optymalizacja działalności firmy.
Wpadłem zatem na pomysł, aby po pierwsze zapytać pana Łukasza, do czego Lean w firmie się przydaje, ale po drugie – aby przy tej okazji zrobić krótki i ciekawy wywiad.
*****
Panie Łukaszu, jest Pan adwokatem. A adwokat kojarzy się najmniej chyba z optymalizacją działalności biznesu, a bardziej z prawem karnym i rozwodami 🙂 Zanim zapytam o meritum, proszę mi/nam powiedzieć, jak to się stało, że zajął się Pan w zasadzie “prawnym konsultingiem biznesowym”
I mnie nie ominęły te najbardziej kojarzone z zawodem adwokata dziedziny. Jeszcze w czasie aplikacji specjalizowałem się głównie w sprawach z zakresu przestępczości gospodarczej, a i prowadzenie spraw rozwodowych mnie nie omijało. Z kwestiami optymalizacyjnymi zetknąłem się w tamtym czasie zupełnie przypadkowo. Mój serdeczny przyjaciel ze szkolnej ławy – w czasie gdy ja zdobywałem uprawnienia adwokackie – zaczynał swoją karierę zawodową jako inżynier w zakładach produkujących podzespoły do samochodów. Był tam odpowiedzialny za wdrażanie w fabryce metod szczupłego zarządzania – czyli z angielskiego Lean Management (skrótowo: Lean). W sobotnie wieczory, gdzieś w pubie, z wypiekami na twarzy słuchałem więc jak drobne z pozoru usprawnienia w pracy zakładu przekładają, się w ciągu roku na wielomilionowe oszczędności. Też tak chciałem!
Po zakończeniu aplikacji pomyślałem więc, aby w swojej działalności połączyć działania optymalizacyjne ze sferą usług prawnych. I tak narodziła się pierwsza w Polsce multidycyplinarna spółka partnerska, której celem była optymalizacja prawna, kosztowa i podatkowa działalności przedsiębiorstw. W tej formule przez parę lat udało się zreorganizować parędziesiąt firm.
WOW 🙂
Jednak cały czas brakowało mi w podejmowanych działaniach elementu faktycznej, a nie tylko prawnej i podatkowej optymalizacji procesów. Stało się dla mnie oczywiste, że z perspektywy biurka – nie rozmawiając z załogą, kierownikami różnych szczebli, czy też nie widząc, jak wygląda zwykły dzień funkcjonowania firmy – nie da się zapewnić skuteczności działań optymalizacyjnych. A na pewno nie takiej, jaką chciałem osiągnąć w swych działaniach.
Z tego też powodu postanowiłem zdobyć certyfikat z dziedziny Lean Management oraz skompletować zespół specjalistów z tego zakresu, którzy uzupełniliby potencjał ofertowy kancelarii.
Z dumą mogę stwierdzić, że te założenia udało się osiągnąć z nawiązką, bowiem w chwili obecnej kancelaria Derek&Flak dysponuje zespołem specjalistów z zakresu Lean na najwyższym europejskim poziomie. Wiele projektów Lean przeprowadzonych z sukcesem zarówno dla znacznego grona uznanych i powszechnie rozpoznawalnych polskich firm, jak i dla międzynarodowych koncernów, jest tego najlepszym potwierdzeniem.
Co to jest Lean?
Gdy słyszę takie pytanie zawsze jestem w kropce. Pasuje tutaj parafraza słynnego cytatu z filmu „Matrix”: „Niestety bardzo trudno jest wytłumaczyć czym jest Lean„.
Ostatnio słyszałem nawet od jednego ze specjalistów w tej dziedzinie, że pomimo tysięcy opublikowanych książek, setek konferencji, setek miliardów dolarów oszczędzanych rocznie na świecie dzięki metodom Lean Management…. „tak naprawdę Lean nie istnieje„.
Żeby zrozumieć, co autor tego stwierdzenia miał na myśli trzeba by cofnąć się do połowy lat 60-tych. W tamtym czasie Toyota, która nie byłą jeszcze olbrzymim koncernem, zaczęła stosować nowatorskie metody zarządzania, skutkujące zwiększaniem wydajności produkcji, podniesieniem jej jakości oraz zakładające tzw. ciągłe doskonalenie. To właśnie dzięki takiemu podejściu Toyota uzyskała w krótkim czasie przewagę rynkową nad konkurencją i jest liderem w dziedzinie niezawodności produkowanych przez jej fabrykę samochodów. Ludzie z tzw. kręgu cywilizacji zachodniej szybko dostrzegli, że Japończycy, pomimo niskiego wzrostu biją ich na głowę pod względem liczby i jakości produkowanych samochodów.
Chcąc osiągnąć podobne rezultaty i pozostać konkurencyjnymi na rynku, zaczęli więc przeszczepiać metody podpatrzone w Toyocie na grunt amerykański, a potem europejski. I właśnie takie podejście do zarządzania, wzorowane na systemie produkcji Toyoty (z angielskiego skrótowo TPS), stanowią Lean. Zatem patrząc na to wszystko całościowo to „realnie istnieje” jedynie TPS stworzony w fabrykach Toyoty, a Lean to jedynie próba usystematyzowania tej wiedzy i doświadczeń w taki sposób, żeby móc je zastosować na gruncie innym niż fabryki tego koncernu.
Aha, zaczynam rozumieć. Zresztą chyba Kaizen uczy czegoś podobnego, czyli ciągłej zmiany małymi krokami. Czy Lean może być skuteczną metodą poprawy jakości zarządzania, albo mówiąc wprost: czy to się może udać?
Jakby to powiedział prawnik: z prawdopodobieństwem sięgającym pewności można powiedzieć, że nie.
HAHAHA 🙂
Po pierwsze podstawą metod Lean, w tym Kaizen, jest dążenie do doskonałości, a ta nigdy nie może być osiągnięta. Biorąc na warsztat jakiekolwiek przedsiębiorstwo zawsze w jego funkcjonowaniu jest coś do poprawy. A jeśli właściciele firmy stwierdzają że nie ma pola do poprawienia czegokolwiek, to znaczy, że przy dokonaniu takiego oglądu coś zostało pominięte, albo popadli w samouwielbienie, a to zwykle jest zgubne dla prowadzonego biznesu. Po drugie sam TPS jest cały czas rozwijany przez Toyotę. Zmienia się więc podstawa na które metody Lean są wypracowywane.
Nie można też pominąć różnic kulturowych, które bez cienia wątpliwości były przyczyną tego, że to akurat w wyniszczonej gospodarczo po II wojnie światowej Japonii zakład produkujący krosna przeistoczył się światowego lidera branży samochodowej. I dokonał tego w okresie czasu życia zaledwie jednego pokolenia.
Tak, też o tym słyszałem 🙂 Chociaż w mojej książce o Kaisen autor twierdzi, że kultura nie ma nic do rzeczy w sukcesie Toyoty. A wręcz przeciwnie – kultura Japończyków jest zupełnie inna niż kultura niezbędna do zaimplementowania zasad Kaisen. Stąd autor ten twierdzi, że jeśli w Toyocie to się udało, to na pewno uda się wszędzie 🙂
Panie Łukaszu, zatem skoro metody Lean wywodzą się z Toyoty, to czy mogą być stosowane jedynie w branży produkcyjnej?
Absolutnie nie. Metodami Lean można optymalizować działalność każdej firmy.
O właśnie – super 🙂
Są nawet specjalizowane „działy” Lean, takie jak Lean Office – obejmujące swym zainteresowaniem procesy biurowe, czy Lean Health – dotyczące optymalizacji działalności placówek leczniczych. Również wiele polskich banków zatrudnia specjalistów z dziedziny Lean.
O! Interesujące ….
To co może być zaskoczeniem to, że np. Poczta Polska ma w swej strukturze od kilku lat bardzo aktywną i prężnie działającą grupę Lean’owców. Może nie widać tego jeszcze wyraźnie z perspektywy człowieka stojącego przed pocztowym okienkiem, ale na tzw. „zapleczu” zachodzą poważne zmiany. Również PKP Cargo postawiła na Lean Management w swoich warsztatach, co zgodnie z doniesieniami prasowymi, przekłada się miesięcznie na kilka milionów złotych oszczędności.
Niewiarygodne! 🙂 Czy w takim razie Lean może być stosowany jedynie w dużych przedsiębiorstwach?
Możliwość wdrażania metod Lean istnieje w każdym przedsiębiorstwie. Tytułem przykładu wspomnę o kliencie, który prowadząc jednoosobową firmę zgłosił się do nas będąc na skraju bankructwa. Prowadził działalność polegającą na dostarczaniu luksusowych towarów spożywczych do hoteli. Towar rozwoził własnym samochodem po całej południowej Polsce, a koszty takiego transportu ciągnęły w dół rentowność całej firmy. O czasie spędzonym przez niego za kółkiem, a nie przeznaczanym na potrzeby życia rodzinnego nawet nie wspomnę.
Po dokonaniu analizy sytuacji przez zespół Lean okazało się, że dla wyprowadzenia firmy z kłopotów wystarczyło jedynie zoptymalizować trasę dostaw (ze schematu pajęczyny na schemat trasy po spirali), a także wprowadzić odpowiednie bufory towarów u odbiorców, z których mogli oni w razie potrzeby pobrać kolejną partię. Wprowadzone rozwiązania faktyczne obudowaliśmy rzecz jasna odpowiednimi umowami o współpracę z odbiorcami towarów.
Ha! No właśnie. Z reguły warto skorzystać z zewnętrznej pomocy. Taki konsultant widzi więcej niż osoba będąca w środku organizacji, tym bardziej, kiedy ma doświadczenie. Czy stosowanie metod Lean jest trudne?
Same metody Lean Management nie są skomplikowane i prawie każdą z nich można opisać paroma zdaniami, jednak ich prawidłowe zastosowanie to nie lada sztuka. Dobrym przykładem może być tu właśnie Kaizen. Według mnie podstawowym problemem jest tutaj przedmiot optymalizacji. Jeśli bowiem przyjrzeć się co tak naprawdę jest optymalizowane, to przecież nikt o zdrowych zmysłach nie powie, że twór organizacyjny, jakim jest przedsiębiorstwo. Tak naprawdę optymalizacja to praca z ludźmi, a zatem zmiana ich przyzwyczajeń, nastawienia, lęku przed nieznanym itp. Do swoich racji trudno przekonać jest jedną osobę, a co dopiero całą załogę przedsiębiorstwa, z całą jej różnorodnością, podziałem na poszczególne szczeble zatrudnienia. Prawdziwie dobry, spełniony zawodowo Lean’owiec może więc parafrazować słynne zdanie Kevin D. Mitnicka: „Łamałem ludzi, nie system”.
Powiało grozą… HAHA 🙂 W jaki sposób wykorzystuje Pan Lean w pracy prawnika?
Wychodzę z założenia, że w Leanie najważniejsza jest gemba.
???
Spokojnie … nie chodzi o to, żeby przesadnie dbać o wygląd twarzy. Gemba to po japońsku to miejsce, w którym mają miejsce procesy podawane optymalizacji, czyli np. hala produkcyjna i stanowisko pracy poszczególnych pracowników, lub przestrzeń biurowa gdzie załatwiane są sprawy klientów. Tam dzieję się to co najważniejsze. Można powiedzieć to jest to „samo słodkie”. Sam zwykle niestety nie uczestniczę w części działań optymalizacyjnych podejmowanych w gemba, ale dostaje bieżące wyniki analiz i zalecenia optymalizacyjne od obecnych tam członków naszego zespołu Lean.
Dzięki temu możliwe jest opracowanie prawne np. regulaminów wynagradzania, czy innych dokumentów wewnętrznych przedsiębiorstwa, które odpowiadają dokładnie jego potrzebom. Stosuję więc odwrotną metodę od najczęściej moim zdaniem stosowanej, tj. – tworzeniem rozwiązań optymalizacyjnych z perspektywy biurka z zastosowaniem takiej czy innej, modnej obecnie koncepcji zarządzania, która w praktyce akurat tego przedsiębiorstwa – a może i każdego – nie ma szans na sprawdzenie się.
To wszystko brzmi niezwykle ciekawie i intrygująco. Załóżmy, że prowadzę biznes, zatrudniam 3 osoby, firma jakoś tam przędzie, nie jest źle, ale może być lepiej. Zapoznaję się z zasadami Lean Management i trafiam na kancelarię Derek&Flak, która może mi pomóc w tym zakresie. Jak rozpoczyna się taka współpraca z Panem?
Oczywiście zawsze musi być pierwszy kontakt i wykazanie przez Klienta gotowości na zmiany. Jak przy każdym zleceniu optymalizacyjnym najpierw gruntownie omawiamy wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa, a jeśli nie wszystkie, to przynajmniej te, które zdaniem właścicieli nie domagają i muszą ulec usprawnieniu. To czy akurat w optymalizacji działalności firmy w pierwszej kolejności stosowane będą metody lean’owskie zależy wówczas w dużej mierze od problemów jakie ujawnią się w firmie.
Czasem lepiej jest rozpocząć od optymalizacji prawnej, tj. odpowiedniego dopracowania czy zabezpieczenia umów z kontrahentami, czy nadania przedsiębiorstwu nowych ram organizacyjnych, np. spółki zamiast działalności jednoosobowej, niż wysyłać na miejsce grupę uderzeniową Lean. Po prostu bezcelowe jest wprowadzanie metod leanowskich, jeśli firma w każdej chwili może przymusowo zakończyć działalność, z przyczyn które są doskonale widoczne na pierwszy rzut oka.
No tak …
Z tego też powodu moim zdaniem nie ma sensu prowadzić optymalizacji startupów, gdyż w takiej nieokrzepłej jeszcze formie, przedsiębiorstwo podlega bardzo dynamicznym zmianom, tak pod wpływem czynników zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Takie firmy bierzemy zatem zwykle pod opiekę prawną Kancelarii, a lean wprowadzamy dopiero z biegiem czasu. W warunkach działania startupu nie jest bowiem możliwe uzyskanie z analizy Lean Management jakichkolwiek wyników, które byłyby miarodajne i mogłyby stanowić podstawę dla działań optymalizacyjnych. Ale tutaj jest dobra wiadomość. Dla firm w początkowej fazie rozwoju również znajdzie się coś nawiązującego do Lean’a, a mianowicie metoda rozwoju biznesu opisana jako „Metoda Lean Startup” w książce Erica Ries o takim właśnie tytule.
Wracając do pytania – jeśli ujawni się potrzeba i możliwość wprowadzenia Lean do firmy, na miejsce wysyłany jest nasz kancelaryjny zespół specjalistów Lean, którzy na przestrzeni określonego czasu przyglądają się firmie od wewnątrz, tj. prowadzą wywiady z pracownikami, przeprowadzają z nimi codzienne odprawy, liczą, mierzą różne wartości i robią jeszcze sporo innych fajnych rzeczy. Po takim pobycie u Klienta sporządzają raport, w którym wydają zalecenia optymalizacyjne. Takie zalecenia mogą być również przez nich wdrażane w kolejnym etapie realizacji projektu, albo Klient może wdrożyć je samemu. Dla mnie przeznaczona jest natomiast inna część informacji zebranych przez zespół, to jest ta która posłuży optymalizacji prawnej, podatkowej itp.
No właśnie… Optymalizacja Lean dotyczy sfery organizacyjnej, ale za tym niejednokrotnie idą zmiany prawne, w tym podatkowe, o których zapominać nie można.
Każda optymalizacja to jednak zupełnie odrębny temat, dlatego trudno opisać w tym zakresie jakiś jeden schemat postępowania z Klientami, który stosowalibyśmy w Kancelarii. Mnie to jednak odpowiada, bo skoro każdy taki projekt jest inny, to pomoc przedsiębiorcom w optymalizowaniu działalności ich firm nigdy mi się nie znudzi.
HAHA 🙂 Nie wątpię w to, że nie ma tutaj miejsca na nudę 🙂 W sumie idealnie to się wpasowuje w Pana osobowość – czego przykładem jest Pańska droga zawodowa i liczne doświadczenia 🙂 Na koniec Panie Łukaszu… czy mógłby Pan dać jakąś radę przedsiębiorcom, którzy czują, że powinni w swoich firmach coś usprawnić, zoptymalizować, zmienić?
Każdy biznes jest inny i trudno o jedną radę dobrą dla wszystkich, więc przede wszystkim przestrzegł bym ich przed uleganiem takim ogólnym radom. Nie ma uniwersalnych recept na sukces w biznesie, więc moim zdaniem szkoda czasu np. na czytanie kolejnej książki o tym, jak to genialnie swoją życiową drogę przebyła taka czy inna ikona biznesu. Lepiej samemu w tym czasie działać i próbować coś zmieniać, pamiętając o głównych zasadach ciągłego doskonalenia działalności firmy, wypływających z Lean Management: wszyscy, codziennie, wszędzie!
Dziękuję Panie Łukaszu za poświęcony nam czas! 🙂
*****
Na koniec jeszcze raz linki:
Strona www Kancelarii: Derek&Flak
Blog pana Łukasza Flak: Optymalizacja działalności firmy i świetny artykuł w tym blogu dotyczący Kaizen oraz Lean Management.
*****
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }